TENTANG PIM
17.55
Banyaknya
informasi seringkali menjadikan seseorang merasa kebingungan untuk memilih apa
yang mereka butuhkan. Kebingungan tersebut tidak hanya terjadi saat kita
membutuhkan informasi lain yang ingin kita peroleh, terkadang kita juga merasa
bingung pada saat mencari informasi kita sendiri yang telah kita simpan
sebelumnya. Oleh karena itu menjadi penting bagi setiap orang untuk mengetahui
bagaimana cara mengelola informasi yang dimiliki agar saat dibutuhkan dapat
dengan mudah ditemukan kembali. Hal ini erat kaitannya dengan bagaimana bagaimana
pelaksanaan pengelolaan informasi masing-masing personal atau yang lebih akrab
kita dengan dengan sebutan Personal Information Manajemen (PIM).
Apa
itu PIM?
Berbagai macam definisi
mengenai apa itu PIM, diantaranya yaitu yang menyatakan bahwa PIM merupakan
kumpulan konten informasi pribadi yang diciptakan oleh individu, yang dapat digunakan
pada saat mereka membutuhkan informasi tersebut. Informasi personal juga
didefinisikan sebagai sarana yang kita gunakan untuk membantu pelaksanaan
kegiatan. Informasi-informasi ini terdiri dari berbagai sumber informasi yang
telah diperoleh individu dan diorganisir dari waktu ke waktu. Bergman
menyatakan bahwa informasi personal yaitu kumpulan informasi pribadi seseorang dalam
berbagai format teknologi tertentu. Untuk pengelolaan informasi personal ini
seseorang dapat melakukan penyimpanan dengan benar, seperti melakukan
pengindekan agar saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan (Williams, 2009: 344).
Pendapat lain yaitu yang menyatakan bahwa PIM
sendiri merupakan sebuah kombinasi dari teori dan praktek recording, organizing, maintaining,
searching, retrieval and penggunaan item yang terkait dengan
informasi pribadi seseorang. Seperti pesan singkat teks, email, dokumen pribadi,
halaman web, dan pengingat yang disimpan dalam bentuk catatan atau teks pada
ponsel. Adanya berbagai macam format dari informasi personal ini menjadikan
adanya ketepatan dalam pemilihan
metode, sarana, dan teknik yang digunakan seseorang untuk mengelola masing-masing
informasi yang dimiliki (Ullah, 2016: 366).
Hal penting dalam PIM
PIM bertujuan untuk mendukung penggunanya dalam
pengumpulan, penyimpanan dan pengambilan informasi pribadi mereka. Hal ini
bertujuan agar dalam kegiatan PIM dapat mendukung mendukung pengguna dalam
melakukan tugas-tugas mereka. Cara yang paling mudah untuk melakukan hal ini
yaitu dengan melakukan identifikasi mengenai tugas apa yang sering mereka
lakukan (Catarci, 2006: 78).
Beberapa studi telah mengkaji bagaimana pelaksanaan
PIM yang efektif. Dorsey menyatakan bahwa terdapat 7 kategori dalam pelaksanaan
PIM, yaitu: 1. Retrieving information, 2. Evaluating information, 3. Organizing
information, 4. Collaborating around information, 5. Analyzing information, 6.
Presenting information, 7. Securing information (Kearns, 2014: 2-3). Pendapat
lain menyampaikan bahwa dalam kegiatan PIM, kita juga perlu memperhatikan hal-hal
terkait dengan: 1. Bagaimana kita menjaga dan memelihara dengan cara
menyediakan ruang pribadi untuk informasi, 2. Bagaimana kita mendapatkan
kembali informasi yang telah kita simpan, 3.
Adanya level pengelolaan yang berbeda pada informasi yang kita miliki
(Kearns, 2014: 2).
Life cycle PIM
Williams
menjelaskan siklus dari informasi personal (khususnya dalam bentuk digital) ke
dalam 3 fase, yaitu:
1. Obtaining information, fase ini yaitu
saat seseorang memperoleh informasi. Dalam memperoleh informasi seseorang
dipengaruhi oleh 3 hal yaitu: 1. Saat seseorang secara aktif melakukan
pencarian untuk mendapatkan informasi. 2. Ketika seseorang pasif dalam
melakukan pencarian, namun menerima informasi. 3. Aktif menciptakan
informasinya sendiri.
2. Short-term information management, pada
fase ini kita menunjukkan bagaimana pengelolaan informasi yang kita lakukan
dalam jangka pendek. Seseorang harus mempertimbangkan apakah informasi yang
telah mereka miliki atau ada di sekitar mereka akan disimpan atau ditinggalkan.
Hal ini tentunya menjadi penting karena informasi yang tersimpan akan mempengaruhi pengelolaan informasi dalam jangka
panjang.
3.
Long-term
personal archiving and preservation, yaitu fase dimana kita mengarsipkan
informasi-informasi personal kita dalam jangka panjang dan bagaimana kita
menjaganya agar dapat tetap digunakan dalam jangka lama (Williams, 2009: 344,
348, 350).
Bagiamana pengelolaan
PIM?
Informasi
personal yang dimiliki seseorang dapat berbentuk tercetak ataupun digital.
Untuk informasi bentuk cetak kita miliki, mungkin kita dapat kita kelola di
almari penyimpanan berkas. Pengelolaan ini tentu tidak hanya dengan melakukan
penyimpanan, kita juga harus mempertimbangkan tingkat pentingnya dokumen
tersebut, sehingga kita juga perlu melakukan kegiatan pencegahan untuk
meminimalisir tingkat kerusakan dokumen. Cara yang sederhana seperti: 1. Mengelompokkan
arsip pada map-map dan kemudian kita kelompokkan dalam boks arsip. 2. Untuk
arsip-arsip foto kita masukkan ke amplop-amplop untuk menghindari kerusakan
jika kita simpan pada album plastik. 3. Memberikan kapur barus untuk mengurangi
resiko kerusakan karena serangga. 4. Memastikan terletak pada tempat aman dari
hal-hal yang dapat merusak, seperti bocor saat hujan dll.
Untuk
pengelolaan informasi personal bentuk digital kita dapat memenfaatkan sarana
pada storage yang disediakan secara online. Hal ini dapat dilakukan secara
lebih mudah dan praktis daripada kita melakukan pengelolaan informasi personal
berbentuk cetak. Atau kita juga dapat melakukan alihmedia informasi personal
tercetak yang kita miliki untuk membuat adanya file duplikasi saat kita
butuhkan (Williams, 2009: 345).
Referensi:
Kearns, Lorna R. 2014. A Study of Personal
Information Management Strategies for Online Faculty. Journal of Asynchronous Learning Networks, Vol 18, No
1 (2014).
Lepouras, George. Dkk. 2006. OntoPIM: From Personal Information Management to Task Information
Management. A SIGIR 2006 Workshop Personal Information Management.
Ullah, Irfan, dkk. 2016. StudentPIMS: A Smartphone-Based Personal Information
Management System for Students. International
Journal of Computer Science and Information Security (IJCSIS), Vol. 14, No. 4,
April 2016.
Williams, Peter, dkk. 2009. The personal curation of
digital Objects A lifecycle approach. Emerald, Vol. 61 No. 4, 2009 pp. 340-36.
2 komentar
perlukah kita mempertimbangkan digital curation? Seperti kita ketahui, file-file dalam berbagai formaat tiak akan selalu compatible dengan aplikasi yang terus berkembang. Misalnya, naskah yang kita tulis dalam Word tahun 2005, barangkali harus dipertimbangkan agar naskah tersebut masih dapat dibaca pada tahun 2050 . . .
BalasHapusjika pada arsip tekstual koleksi lama bisa dialihmedia atau diperbaiki, mungkin pada file digital yg masih kita gunakan dapat terus kita pindahkan seiring mnculnya aplikasi baru, biar file tidak kaget dg beda seri aplikasi yg terlalu jauh..
Hapus